“Jadi pengusaha!” jawab Kevin mantap saat ditanya apa cita-citanya. Sambil mengangguk-anggukkan kepala, dia melanjutkan cerita bahwa di masa depan, dia akan punya banyak anak buah, toko, perusahaan, dan karyawan. Kevin bilang, dia nggak perlu tiap hari ke kantor, soalnya punya banyak orang yang siap membantunya.
“Trus, kamunya ke mana dong?” tanya saya.
“Jalan-jalan lah! Kan aku bosnya!”
Hahaha… semudah itu ya, Bestie, impian seorang anak kecil. Nggak usah mikirin yang berat-berat. Dalam benak anak sekecil Kevin, segala sesuatu itu indah, mudah, dan anti ribet. Termasuk saat dia punya impian jadi pengusaha sukses yang hobi traveling sambil makan-makan.
Di jaman teknologi seperti sekarang ini, sepertinya makin banyak orang yang memilih untuk jadi etrepreneur alias pengusaha, mulai dari usaha kecil hingga berskala besar. Beragam jenis usaha dan produk juga makin menjamur di sana-sini.
Well, jadi pengusaha emang terlihat enak. Punya jam kerja yang fleksibel, dan kebebasan berkreasi yang jauh lebih luas ketimbang jadi karyawan. Tapi… tentu saja reality-nya mah nggak se-simple itu. Banyak hal yang harus diurus dan dikelola dengan baik, termasuk soal ngurus gajian karyawan.
Kalau bisnisnya masih kecil dan hanya punya 1-2 karyawan sih nggak masyalah, Bestie! Lha, kalau karyawannya ratusan orang, gimana? Nggak mungkin kan, tiap kali gajian harus transfer satu-satu. Bisa keriting deh tuh tangan. Belum lagi faktor human error yang sangat besar, bisa berakibat salah hitung yang fatal.
Trus gimana dong? Ya pakai tools, dong, Kakak! Salah satunya yaitu pakai software payroll. Masih bingung? Kuy, kita bahas lebih lengkap ya!
Table of Contents
Apa itu Software Payroll
Software Payroll adalah sebuah sistem yang (basically) digunakan untuk mengurus pembayaran gaji karyawan. Namun, saat ini beberapa software payroll bahkan sudah menyediakan aneka ragam fitur yang mendukung dan mempermudah kelangsungan kerja perusahaan. Jadi nggak melulu ngurusin gajian aja, tapi bisa juga ngurusin absen, cuti, hingga menganalisis kinerja karyawan.
Jadi, kalau pakai metode lama alias manual, kita harus menghitung semua komponen gaji karyawan, termasuk jam kerja, waktu cuti, cicilan (jika ada) dan lain sebagainya. Dengan payroll, semua ini bisa diselesaikan dengan lebih cepat dan akurat.
Manfaat menggunakan software payroll
Di bawah ini adalah beberapa manfaat atau keuntungan menggunakan software payroll bagi perusahaan.
Meringankan kerja HRD
Software payroll umumnya terkoneksi dengan sistem absensi dan perhitungan cuti karyawan. Karena itu, petugas bagian HRD akan lebih mudah melihat performa setiap karyawan, sebagai salah satu komponen penting untuk menghitung gaji.
Hal ini akan sangat meringankan tugas mereka karena semua variabel akan diolah secara otomatis melalui software ini. Selain meminimalisir kesalahahan, juga jauh lebih hemat waktu dan tenaga. Selain itu juga bisa mengurangi kebutuhan SDM.
Mengetahui laporan gaji bulanan secara rinci
Dengan sistem payroll, setiap karyawan bisa mengetahui apa saja yang menjadi perhitungan dalam penghasilannya. Hal ini termasuk gaji pokok, cuti, lembur, bahkan denda ataupun cicilan.
Keamanan data lebih terjamin
Dalam sistem payroll, semua data akan tersimpan secara otomatis dan aman di dalam server. Ini tentu jauh lebih aman ketimbang menyimpan data fisik alias kertas.
Membuat formulir pajak
Selain mampu menghitung penghasilan karyawan setiap bulannya, sofware payroll juga memungkinkan perusahaan untuk membuat formulir pajak. Tahu dong, untuk membuat formulir pajak ini lumayan ribet karena ada banyak aspek yang harus diinput. Nah, dengan software payroll, semua aspek ini akan terinput secara otomatis. Hasilnya, jumlah pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan dan setiap karyawan akan terhitung secara akurat.
Cara memilih software payroll
Saat ini ada banyak penyedia software payroll yang bisa kita pilih. Tapi, sebaiknya perhatikan beberapa hal di bawah ini agar bisa menentukan software mana yang paling tepat untuk usaha kita.
Pastikan memiliki fitur yang lengkap
Kelengkapan fitur yang disajikan dalam sebuah software payroll saat ini menjadi salah satu poin wajib yang harus dipertimbangkan, selain fitur utama yaitu untuk otomatisasi gaji karyawan. Fitur tambahan ini misalnya perhitungan pajak, THR, bonus, pembayaran dana BPJS, reimbursement, bahkan cuti dan klaim lembur.
Telah teruji cepat dan akurat
Saat ini beberapa penyedia software payroll menyediakan layanan gratis untuk beberapa fiturnya. Teman-teman bisa mencobanya untuk memastikan apakah software tersebut cukup akurat dalam pengolahan data yang diperlukan. Jika sekiranya memuaskan, cuss lanjutkan dengan layanan berbayar yang lebih lengkap.
Memiliki sistem penyimpanan data yang aman
Selain kecepatan dan keakuratan data, software payroll yang baik juga harus memiliki sistem penyimpanan data yang aman. Pastikan penyedia software memiliki cloud server berstandar dan terjamin keamanannya.
Tampilan simple, user friendly dan mudah diakses
Meski kadang terlihat sepele, tampilan yang simple dan user friendly adalah sebuah keharusan. Apa gunanya fitur lengkap dan cepat kalau tampilannya bikin mata sakit, dan operasionalnya juga susah? Pekerjaan yang harusnya bisa cepat justru akan tambah lama karena sulit digunakan.
Fleksibel dan mudah meng-update data
Beberapa perusahaan bisa saja mengubah kebijakan yang akan memengaruhi proses penghitungan gaji karyawannya. Misalnya variabel uang tunjangan, bonus, insentif, dan lain sebagainya. Untuk itu, usahakan mencari software yang fleksibel dan mudah salam update data, supaya jika suatu saat harus memperbarui data, tidak akan menemui kesulitan.
Memiliki support team yang baik
Kita juga harus memastikan penyedia software payroll yang kita pilih memiliki support team yang ready 24 jam/7 hari seminggu. Hal ini berguna jika sewaktu-waktu terjadi masalah, kita bisa menghubungi mereka untuk meminta bantuan.
Nah sekarang kalian udah jelas ya pentingnya memakai software payroll untuk usaha. Good luck ya!
